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Los 4 pasos para la selección asertiva de una Asistente Administrativa

Actualizado: ene 28

Hoy en día las asistentes ejecutivas o secretarias son piezas clave en la imagen de una empresa y son el apoyo de todos los departamentos. Se requiere de la búsqueda de una buena combinación de habilidades de comunicación, organización y manejo simultáneo de proyectos. La tendencia en la tecnología a hechos que el rol las asistentes administrativos o secretarias cambie debido que hay una enorme diferencia entre las actividades de hoy a las de hace 20 años, que dedicaba mucho tiempo en la redacción y correspondencia, actividades que han quedado atrás por la integración de procesadores de palabras.









Quienes ocupan el puesto de asistente administrativo o secretaria, típicamente manejan correspondencia, llevan agendas, tienen acceso a información confidencial, organizan reuniones, llevan presupuestos, contabilidad básica, etc.


Dicen que conseguir una buena secretaria es como encontrar una aguja en un pajar. En Grupo Relsa te brindamos los 4 puntos a seguir para facilitarle posterior a tu reclutamiento de personal, la selección de esa persona que lo apoyara en sus proyectos. Grupo Relsa tiene más de 40 años de experiencia en temas como Capital Humano, Reclutamiento y Selección y aplicación de Pruebas Psicométricas


¿Listos?



1. Entrevista.

Además de preguntar ¿Qué estudio? ¿Dónde? ¿Escolaridad? Preguntar sobre la experiencia y las referencias, recomiendo incluir también preguntas para conocer mejor a la persona en términos de motivaciones, exibilidad, potencial de calce con usted y su organización.

Preguntas adicionales en la entrevista son:


1. ¿Cuál es su día típico?

2. ¿Qué es lo que más disfruta hacer?


3. ¿Cómo invierte el tiempo libre?


4. ¿Cómo se ve en 5 años?


5. ¿Cuál es el trabajo que ha tenido que más le ha gustado y por qué?


6. Si pudiera aprender algo hoy, ¿qué sería lo que elegiría aprender?


7. ¿Tiene disponibilidad de horarios puede trabajar un sábado o llegar más temprano o más tarde? Sí, no, ¿Por qué?




2. Casos.


El segundo paso, consiste en exponer al candidato a situaciones reales a las que se puede enfrentar para observar cómo maneja el estrés, detectar niveles de creatividad, ver cómo prioriza, maneja situaciones complejas y detectar escala de valores.

Caso 1. Suponga que usted está atendiendo un cliente, el teléfono empieza a sonar y el intercomunicador de su jefe le hace saber que el la necesita. ¿Qué hace, en qué orden y por qué?


Caso 2. Suponga que esa mañana un cliente llega a pedirle un documento que usted no tiene, usted le explica que usted no lo tiene y que su jefe acaba de iniciar una reunión de una hora por lo que hasta en una hora más o menos no se le puede interrumpir, el cliente se enoja, golpea la mesa y empieza a subir la voz expresando frustración, el cliente no parece que se va a retirar y exige una respuesta inmediata de usted ¿qué hace?


Caso 3. Su compañera de escritorio se levantó y aparece un cliente que ella debería atender; cómo solo está usted, el cliente supone que usted debe atenderlo. Le pregunta cuál es la próxima cita disponible y usted no tiene idea. ¿Qué hace?

Caso 4. Su compañera de escritorio que ha sido muy amable con usted desde que usted fue contratada toma efectivo de la caja y le dice que mañana lo repondrá. Usted se da cuenta que nunca lo repone y más bien se le hace una conducta usual. ¿Qué hace?


3. Pruebas DESTREZAS EN ACCIÓN.


1. Poner a la persona a demostrar sus destrezas en el manejo Microsoft.


2. Redacción de un párrafo en español para revisar ortografía y nivel de redacción.


3. Búsqueda en internet en inglés. Verificar la rapidez, fuentes, etc.


4. Ponga al candidato a conseguir una cita con alguien que es muy difícil de acceder para ver persistencia, creatividad y paciencia.


5. ¿Puede tomar un mensaje telefónico en inglés? Who called? Name? Phone number.

¿Puede dar un mensaje telefónico en inglés?



4. Qué observar en términos de PRESENCIA Y TRATO CON EL CLIENTE


1. Lenguaje no verbal, mirada, cómo estrecha la mano, etc.


2. Cómo se dirige a usted ¿con el debido respeto, distancia y profesionalismo?



Tarea Extra


Revise el perfil del candidato en redes sociales para medir su juicio, estimar el tiempo que dedica.



Buena suerte…



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